Pour permettre à votre entreprise d’évoluer positivement, il vous faut vous organiser sur le plan comptable. Votre entreprise doit respecter certaines obligations, et en tant que chef d’entreprise, vous devez être en mesure de connaître, en temps réel, l’état de la santé financière de votre structure. Organiser votre documentation comptable et juridique est donc primordial. Mais comment faire ?
L’essentiel à connaître sur les documents comptables
Toutes les entreprises (sauf les micro-entreprises qui disposent d’un régime particulier) sont dans l’obligation de tenir une comptabilité. La tenue de cette comptabilité vous permet de produire des documents comptables qu’il faut conserver. Ces documents représentent la trace écrite des opérations effectuées, et font office d’inventaire des actifs et des passifs de votre structure.
Vos documents doivent respecter certains critères afin de faciliter leur lecture, notamment par le fisc et les partenaires financiers de votre société.
À partir de quand mettre en place la comptabilité de son entreprise ?
Le plus tôt possible. La comptabilité de votre entreprise est essentielle pour sa croissance, mais elle est surtout obligatoire.
Vous pouvez opter pour une comptabilité en interne, ou l’externaliser chez des professionnels. Dans le premier cas, en tant que chef d’entreprise, vous pouvez prendre en charge cette obligation légale vous-même, ou bien créer un service comptable dédié à cette mission. Si vous optez pour l’externalisation de la comptabilité de votre société, orientez-vous vers un expert-comptable de confiance.
Les documents comptables obligatoires
Documents obligatoires ou documents facultatifs, difficile de s’y retrouver.
Le livre-journal
La tenue d’un livre-journal est obligatoire pour toutes les entreprises, quels que soient leur régime fiscal et leur taille (à l’exception des micro-entreprises). Il s’agit d’un document qui enregistre de manière chronologique toutes les transactions financières de votre entreprise : achats, ventes, paiements, encaissements… Chaque opération doit être détaillée et doit mentionner la date, la nature et le montant de la transaction.
Le Grand livre
Votre entreprise a pour obligation de tenir un Grand livre qui doit regrouper toutes les écritures du livre-journal. Il reprend toutes les transactions enregistrées et les regroupe sous les différents comptes comptables concernés (comptes de charges, de produits, de trésorerie…).
Le livre d’inventaire
Depuis début janvier 2016, la production du livre d’inventaire n’est plus obligatoire pour votre entreprise. Cependant, elle facilite l’établissement de votre bilan annuel en répertoriant les actifs et les passifs de votre structure.
Comptes annuels
Les comptes annuels, obligatoires pour les entreprises (sauf micro-entreprises), représentent la synthèse de vos activités financières sur un exercice comptable. Ils comprennent le bilan, le compte de résultats et les annexes.
Compte de résultat
Toutes les entreprises (sauf micro-entreprises) doivent préparer et publier leur compte de résultat. Il s’agit d’un document comptable qui récapitule les performances économiques de votre entreprise sur une année. Il contient les produits (revenus) et les charges (dépenses) de votre entreprise, ce qui permet de calculer le résultat net de l’entreprise.
Le bilan
Obligatoire pour toutes les entreprises (sauf micro-entreprises), le bilan présente la situation patrimoniale de votre entreprise au moment de la clôture de l’exercice comptable. Il détaille les actifs (immobilisations, stocks de marchandises, état de la trésorerie…), les passifs (dettes financières…) et les capitaux propres.
Annexes
Les annexes ne sont pas obligatoires pour les entreprises, même si elles restent recommandées pour renforcer la transparence des comptes annuels. Elles permettent de fournir des informations supplémentaires pour expliquer les données présentées dans le bilan et le compte de résultat. Elles contiennent des détails sur les méthodes comptables utilisées, des informations sur les engagements hors bilan, sur le compte de résultat…
Des solutions pour mettre en place en interne la comptabilité de votre entreprise
Opter pour la gestion en interne de votre comptabilité vous permet de limiter les échanges et donc de maintenir le contrôle de vos données financières. Mais comment s’organiser ?
Constituer un service comptable pour votre entreprise
Pour vous permettre de gagner du temps, constituez un service comptable au sein de votre entreprise. Son rôle sera alors de s’occuper de tous les aspects comptables de votre entreprise :
- Réception des documents : saisie comptable, classement des documents…
- Établissement des déclarations fiscales : TVA, CVAE, CFE…
- Établissement des comptes annuels et dépôt au greffe du tribunal de commerce…
Le choix du logiciel de comptabilité
Pour réaliser votre comptabilité en interne, vous devez opter pour un logiciel performant qui vous permettra d’enregistrer toutes vos écritures comptables, d’établir vos livres de comptes… Si votre logiciel vous propose également une fonctionnalité vous permettant d’établir des devis et des factures, et d’envoyer votre liasse fiscale en format dématérialisé, alors cela peut représenter pour vous un réel avantage.
La mise en place du plan comptable
Lorsque vous choisissez un logiciel comptable, un plan comptable standard vous est proposé. À vous ensuite de l’adapter en tenant compte des spécificités de votre activité et de son organisation propre.
Classement des pièces comptables
Vous avez pour obligation légale de conserver vos pièces comptables sous leur forme originale. Il vous est donc conseillé de mettre en place une méthode de classement logique, par ordre chronologique ou alphabétique, qui vous permettra de retrouver facilement vos documents, de faire la liaison entre la pièce justificative et son écriture comptable…
Pour conclure
Organiser la comptabilité de votre entreprise est essentiel pour sa croissance, mais aussi pour répondre aux obligations légales. En mettant en place un service comptable, votre entreprise pourra continuer d’évoluer dans le respect des lois.
