Piloter efficacement une entreprise demande de nombreuses compétences, et en tant que dirigeant, vous êtes souvent appelé à endosser différents rôles. Chef d’équipe, analyste financier, commercial… Il vous faut apprendre à jongler entre toutes ces différentes responsabilités. Hiérarchiser les tâches, organiser son emploi du temps… cet article est pensé comme un guide vous permettant d’optimiser votre temps pour maximiser votre efficacité et répondre aux exigences de votre fonction.
Une bonne gestion du temps
Une bonne gestion du temps : qu’est-ce que c’est ?
Une bonne gestion du temps est le fait de savoir s’organiser pour parvenir à réaliser toutes ses tâches en temps voulu. Cela implique de savoir planifier et organiser ses différentes obligations de manière stratégique afin d’établir des priorités en fonction de leur niveau d’importance et de leur urgence.
Les avantages d’une bonne gestion du temps
- Moins de stress : Une bonne gestion du temps vous permet d’être plus organisé et de connaître exactement les tâches à effectuer ainsi que leurs échéances. Avec ses informations en main, et un emploi du temps bien précis, vous savez quelle tâche effectuer à quel moment pour pouvoir la terminer en temps voulu. Ce fonctionnement retire alors le stress lié aux échéances. Plus d’oubli, ni de retard !
- Une amélioration de votre efficacité : En mettant en place un planning sur mesure, précis et détaillé, vos journées sont organisées au préalable. Vous évitez le gaspillage de temps sur des tâches non essentielles et disposez du temps nécessaires pour vous consacrer à vos activités.
- Moins de procrastination : En établissant votre emploi du temps à l’avance et en connaissant l’ordre des priorités de vos tâches, vous évitez de vous disperser et de procrastiner. Vos objectifs sont plus clairs, vous êtes plus concentré et donc plus appliqué dans vos tâches.
- Une distinction entre vie personnelle et vie professionnelle : En mettant l’accent sur votre organisation au travail, vous limitez les risques d’oublis et de retard. Finis les heures supplémentaires au bureau pour compenser vos oublis.
Gagner du temps, améliorer sa concentration, limiter les distractions… opter pour une bonne gestion du temps vous apporte de nombreux avantages. Il est donc important d’installer dans votre quotidien une méthode de gestion du temps qui vous permettra d’en ressentir les impacts positifs.
Apprendre à gérer son temps : les étapes
Organiser son environnement de travail
Pour vous permettre de travailler dans un espace propice à la réflexion, il est important de commencer par ordonner votre environnement de travail. Un bureau (physique et virtuel) organisé permet d’y voir plus clair.
Vos dossiers doivent être organisés, facilement accessible et complet. Toutes vos factures doivent être rangées ensemble, il vous faut pouvoir accéder rapidement et simplement à toutes vos informations essentielles.
Prenez le temps de vérifier vos dossiers afin de vous assurer qu’ils soient bien complets.
Structurer les priorités et organiser vos tâches
Toutes vos tâches ne sont pas urgentes. Il est essentiel de prioriser vos obligations. Commencez par réfléchir à l’importance de vos tâches : lesquelles sont urgentes, lesquelles sont importantes et lesquelles sont les deux ?
En fonction de cela, placez-les dans votre planning en faisant bien attention aux échéances.
Plus vous essaierez de planifier votre emploi du temps sur du long terme, plus vous gagnerez en efficacité.
Il est important de connaître chaque jour la liste des tâches que vous devez effectuer. Réaliser un planning précis et complet prend du temps, c’est vrai. Acceptez de perdre du temps pour en gagner ensuite ! Un emploi du temps précis et optimisé vous permettra ensuite de gagner un temps précieux et d’améliorer votre productivité.
Réaliser une seule tâche à la fois
Vous ne pouvez pas être sur tous les fronts en même temps. Certes, vous devez compléter plusieurs dossiers et répondre à plusieurs demandes. Cependant, avancer sur toutes ces tâches en même temps ne vous fera pas gagner du temps. Bien au contraire. Traitez un sujet à la fois afin de pouvoir mobiliser toute votre énergie dans la résolution de cette tâche.
Apprenez à déléguer
Encore une fois, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts. C’est pourquoi s’entourer de personnes de confiance, compétente qui comprennent vos méthodes de travail est un véritable atout. Faire appel à un expert-comptable pour bénéficier de conseil d’un professionnel expérimenté, spécialisé dans le domaine de la gestion d’entreprise et des finances peut être une option. Il vous permet de vous décharger de certaines tâches complexes et de vous concentrer sur vos priorités.
Quelques derniers conseils :
Savoir se rendre indisponible : Il est important de savoir dire non. Lorsque vous êtes occupé sur une tâche et que vous ne souhaitez pas être dérangé, n’hésitez pas à vous rendre injoignable. Il existe certaines fonctionnalités sur vos ordinateurs ou vos smartphones vous permettant de filtrer les appels. N’hésitez pas à utiliser cette fonctionnalité lorsque vous être concentrées sur l’une de vos tâches.
Se connaître pour optimiser ses performances : Vous êtes plus performant tôt le matin ? Ou tard le soir ? Profitez de ces moments pour mettre l’accent sur vos tâches complexes. S’écouter et se connaître est une force qu’il faut exploiter.
Pour conclure
Apprendre à organiser son temps pour améliorer ses performances et atteindre ses objectifs est essentiel en tant que chef d’entreprise. Il faut parfois accepter de perdre du temps en amont pour planifier vos tâches afin d’en gagner en aval. Les biens faits d’une bonne gestion du temps devraient rapidement se faire sentir sur votre mode de vie et votre productivité.
